Agencja usługowa B2B, 12 osób
Oferty wysłane i zapomniane, retainery odnawiane w ostatniej chwili. System przejął pilnowanie terminów i prognozę przychodu.
zadania generowane automatycznie
zamiast ostatniego tygodnia
bez ręcznego arkusza
Kontekst firmy
Punkt wyjścia
- Po wysłaniu oferty zespół wracał do realizacji i nie wracał do klienta.
- Umowy roczne kończyły się bez wcześniejszej rozmowy o odnowieniu.
- Rentowność klienta liczona raz na kwartał, ręcznie.
- Prognoza przychodu opierała się na wyczuciu właściciela.
- Godziny pracy zespołu nie były powiązane z budżetem klienta w czasie rzeczywistym.
Koszt utrzymywania status quo
- Brak follow-upu po ofercie oznaczał utratę szacunkowo 20% potencjalnych zleceń, które klienci ostatecznie oddawali konkurencji z braku przypomnienia.
- Renegocjacje umów w ostatnim tygodniu przed wygaśnięciem prowadziły do gorszych warunków — utrata ok. 8-10% wartości kontraktu przy presji czasu.
- Ręczne liczenie rentowności klienta raz na kwartał ukrywało nierentowne konta przez nawet 3 miesiące, generując realne straty na godzinach zespołu.
Zakres wdrożenia
- Lejek ofertowy z automatycznymi zadaniami follow-up i eskalacją
- Karta klienta łącząca sprzedaż, projekty, budżet i godziny
- Sprawy odnowieniowe tworzone 60 dni przed końcem umowy
- Raport rentowności i prognoza pipeline'u ważona etapem
- Panel właściciela z przychodem na żywo
Czas realizacji: 5 tygodni
Cele wdrożenia
- ✓Doprowadzić liczbę ofert bez follow-upu do zera.
- ✓Otwierać sprawy odnowieniowe minimum 60 dni przed końcem umowy.
- ✓Uzyskać prognozę przychodu aktualizowaną na bieżąco.
- ✓Liczyć rentowność każdego klienta bez ręcznej pracy w arkuszu.
Jak wyglądał projekt tydzień po tygodniu
- Tydzień 1
Mapa cyklu klienta
Analiza ścieżki od oferty przez realizację po odnowienie, wskazanie momentów, w których klient znikał z radaru.
- Tydzień 2
Lejek ofertowy i follow-up
Konfiguracja automatycznych zadań follow-up po wysłaniu oferty, z eskalacją do właściciela po przekroczeniu terminu.
- Tydzień 3
Karta klienta 360°
Połączenie danych sprzedażowych, projektowych, budżetu i godzin w jednym widoku klienta.
- Tydzień 4
Automatyzacja odnowień
Reguła tworząca sprawę odnowieniową 60 dni przed końcem umowy, z przypisaniem opiekuna.
- Tydzień 5
Raporty i start
Uruchomienie raportu rentowności klienta i prognozy pipeline'u, szkolenie zespołu i przekazanie panelu właścicielowi.
Co konkretnie zbudowaliśmy
Lejek ofertowy z follow-upem
Każda wysłana oferta generuje zadanie przypomnienia, a brak reakcji eskaluje sprawę do właściciela.
Karta klienta 360°
Sprzedaż, projekty, budżet i godziny zespołu widoczne w jednym miejscu, bez przełączania się między plikami.
Automatyczne sprawy odnowieniowe
60 dni przed końcem umowy system tworzy sprawę i przypomina o rozmowie z klientem.
Raport rentowności klienta
Zestawienie przychodu i godzin pracy per klient aktualizowane na bieżąco, bez ręcznego liczenia.
Prognoza pipeline'u ważona etapem
Wartość szans sprzedażowych przeliczana automatycznie według prawdopodobieństwa zamknięcia na danym etapie.
Przed i po
| Metryka | Przed | Po |
|---|---|---|
| Oferty bez follow-upu | ok. 20% | 0% |
| Wyprzedzenie rozmowy o odnowieniu | kilka dni | 60 dni |
| Aktualność prognozy przychodu | raz na miesiąc | na żywo |
| Czas liczenia rentowności klienta | kilka dni na kwartał | widok bieżący |
Scenariusz modelowy — wartości pokazują skalę zmiany, nie dane konkretnego klienta.
„Wcześniej odnowienia robiliśmy w panice tydzień przed końcem umowy. Teraz mamy dwa miesiące, żeby spokojnie porozmawiać z klientem o zakresie na kolejny rok.”
Wnioski z projektu
- 01Automatyczne otwieranie spraw odnowieniowych z dużym wyprzedzeniem dało zespołowi realną przewagę negocjacyjną wobec klientów.
- 02Powiązanie godzin pracy z budżetem klienta ujawniło konta, które wyglądały dobrze na papierze, a w praktyce generowały stratę.
- 03Czego byśmy nie powtórzyli: na starcie daliśmy zespołowi zbyt dużo swobody w edycji szablonów follow-up, co doprowadziło do niespójnej komunikacji z klientami.
To modelowy scenariusz wdrożenia zbudowany na podstawie naszych realizacji i danych branżowych. Nie zawiera nazw ani danych konkretnych klientów. Na konsultacji chętnie pokażemy działające środowisko na żywo.
Powiązane materiały
Zobacz swój proces sprzedaży w systemie — na żywo
45 minut rozmowy, bez prezentacji sprzedażowej. Pokazujemy działający lejek zbudowany na Twoim procesie i mówimy wprost, czy wdrożenie ma u Ciebie sens.