Agencje i usługi B2B

CRM dla agencji i firm usługowych B2B

Agencja przegrywa pieniądze w dwóch miejscach: w ofertach bez follow-upu i w projektach, które przekraczają budżet bez ostrzeżenia. Dobrze ustawiony CRM domyka oba końce.

0
oferty bez follow-upu
60 dni
odnowienia z wyprzedzeniem
na żywo
prognoza przychodu
Kontekst

Jak wygląda sprzedaż w tej branży

Agencje marketingowe, software house'y i firmy usługowe B2B sprzedają czas i kompetencje zespołu, więc każdy niesprzedany dzień pracy to bezpowrotnie utracony przychód — stąd presja na szybkie domykanie ofert i pełne wykorzystanie zespołu. Model rozliczeń miesza projekty jednorazowe z retainerami, co wymaga innego podejścia do budżetowania i innego rytmu kontaktu z klientem.

Cykl sprzedaży zaczyna się od briefu, który często zmienia się w trakcie realizacji — bez zapisanej historii ustaleń łatwo o spór, kto i kiedy zaakceptował zmianę zakresu. Rentowność klienta bywa niejednoznaczna: klient płacący duży retainer może pochłaniać więcej godzin zespołu, niż wynika to z umowy, co ujawnia się dopiero przy porównaniu budżetu z realnym czasem pracy.

Retainery odnawiają się automatycznie tylko wtedy, gdy ktoś o tym pamięta z wyprzedzeniem — agencje regularnie tracą kontrakty nie przez jakość pracy, tylko przez brak rozmowy o przedłużeniu umowy w odpowiednim momencie.

Co najczęściej boli w tej branży

  • Oferty wysłane i zapomniane, bo zespół wpadł w realizację
  • Retainery odnawiane w ostatniej chwili albo wcale
  • Brak wiedzy, który klient jest rentowny, a który zjada zespół
  • Upsell zależny od tego, czy ktoś sobie przypomni
  • Prognoza przychodu robiona ręcznie w arkuszu
  • Brak śladu ustaleń z briefu, gdy klient zmienia zdanie w trakcie projektu

Jak to układamy w CRM

Lejek ofertowy z automatycznym follow-upem

System pilnuje ofert bez decyzji, przypomina i eskaluje. Handlowiec dostaje listę spraw na dziś, nie 200 otwartych kart.

Projekty i retainery przy kliencie

Zakres, budżet, godziny i statusy w tej samej karcie co sprzedaż. Widać całą relację, nie tylko jej początek.

Odnowienia i upsell na kalendarzu

Automatyczne sprawy 60 dni przed końcem umowy, sygnał przy wykorzystaniu budżetu i przypomnienia o rozszerzeniu zakresu.

Prognoza przychodu z pipeline'u

Wartość ważona etapem i historyczną konwersją, aktualna każdego dnia, bez ręcznego zbierania danych.

Brief i ustalenia zawsze pod ręką

Notatki z briefu i zmiany zakresu zapisane przy projekcie, dostępne dla całego zespołu, nie tylko account managera.

Rachunek

Ile kosztuje zostawienie tego bez zmian

Szacunki dla firmy średniej wielkości w tej branży. Na konsultacji liczymy je na Twoich danych.

ProblemKoszt utrzymywania status quo
Oferta bez follow-upuutracony projekt warty średnio kilkanaście-kilkadziesiąt tysięcy złotych
Zapomniane odnowienie retainerautrata stałego przychodu miesięcznego z klienta
Brak wiedzy o rentowności klientazespół przeciążony obsługą klienta, który nie pokrywa kosztów
Upsell zależny od pamięci account managerautracone dodatkowe przychody z rozszerzenia zakresu współpracy
Ręczna prognoza przychodu w arkuszubłędne decyzje o zatrudnieniu lub inwestycjach przez nieaktualne dane

Wartości szacunkowe, oparte na obserwacjach z naszych projektów.

Lejek

od briefu do odnowienia umowy

Z tego układu startujemy na warsztacie i dopasowujemy go do Twoich realiów — nazw etapów, osób odpowiedzialnych i dokumentów, które faktycznie krążą w firmie.

  1. Etap 1

    Brief i kwalifikacja

    Zebranie wymagań klienta i ocena dopasowania do oferty agencji.

  2. Etap 2

    Wycena i propozycja

    Przygotowanie oferty projektowej lub retainerowej z zakresem i budżetem.

  3. Etap 3

    Follow-up i negocjacje

    System przypomina o ofertach bez decyzji i eskaluje po ustalonym czasie.

  4. Etap 4

    Start projektu

    Zakres, budżet godzinowy i zespół przypisane do karty klienta.

  5. Etap 5

    Realizacja i monitoring budżetu

    Bieżące śledzenie wykorzystania godzin względem umowy.

  6. Etap 6

    Odnowienie / rozszerzenie

    Automatyczna sprawa 60 dni przed końcem umowy z propozycją odnowienia lub upsellu.

Dane, które musi trzymać system

ObszarPola i dokumenty
Briefcele klienta, zakres, budżet szacunkowy, termin startu
Ofertawariant usługi, cena, warunki płatności, status decyzji
Projektzakres prac, budżet godzinowy, przypisany zespół, termin zakończenia
Retainermiesięczny budżet, data odnowienia, wykorzystane godziny
Rentownośćprzychód z klienta, koszt godzin zespołu, marża
Upsellpropozycje rozszerzenia, status, wartość potencjalna

Automatyzacje, które wdrażamy najczęściej

  • ✓Przypomnienie o ofercie bez odpowiedzi po 3-5 dniach roboczych
  • ✓Eskalacja do managera przy braku follow-upu po dwóch przypomnieniach
  • ✓Automatyczna sprawa odnowienia retainera 60 dni przed końcem umowy
  • ✓Alert przy wykorzystaniu 80% budżetu godzinowego projektu
  • ✓Zadanie upsellowe po zakończeniu głównego etapu projektu
  • ✓Cotygodniowy raport pipeline'u ważonego etapem i konwersją
  • ✓Powiadomienie zespołu o zmianie zakresu zaakceptowanej przez klienta
  • ✓Automatyczne podsumowanie rentowności klienta na koniec miesiąca

Typowe integracje

Narzędzia do zarządzania projektami

status zadań i wykorzystanie godzin widoczne przy karcie klienta w CRM.

Fakturowanie

wystawianie faktur cyklicznych za retainery bez ręcznego przepisywania.

Kalendarz i poczta

spotkania i korespondencja z klientem zapisane przy sprawie.

Śledzenie czasu pracy zespołu

godziny z timesheetów porównywane z budżetem projektu.

Podpis elektroniczny

szybkie podpisywanie ofert i aneksów do umów retainerowych.

Harmonogram wdrożenia w tej branży

  1. Tydzień 1

    Mapowanie oferty, projektów i retainerów

    Ustalamy typy usług, sposób budżetowania i rytm kontaktu z klientem.

  2. Tydzień 2

    Budowa lejka ofertowego i kart projektów

    Konfigurujemy etapy sprzedaży, szablony ofert i pola budżetowe.

  3. Tydzień 3

    Automatyzacje odnowień i upsellu

    Wdrażamy przypomnienia o retainerach i alerty budżetowe.

  4. Tydzień 4

    Integracja z narzędziami projektowymi

    Podpinamy śledzenie czasu i status zadań do CRM.

  5. Tydzień 5

    Szkolenie i start

    Uczymy zespół pracy na systemie i uruchamiamy raport rentowności.

Wdrożenie z tej branży

Pytania z tej branży

Zwykle nie, integrujemy CRM z istniejącym narzędziem projektowym, żeby sprzedaż i realizacja były widoczne w jednym miejscu bez dublowania pracy.

Automatycznie tworzy sprawę odnowienia z wyprzedzeniem, np. 60 dni przed końcem umowy, z przypomnieniem dla account managera.

Tak, porównując przychód z klienta z kosztem godzin zespołu poświęconych na obsługę, co widać w raporcie miesięcznym.

Tak, automatyczne zadania upsellowe po zakończeniu etapów projektu przypominają zespołowi o rozmowie z klientem.

Pipeline ważony etapem i historyczną konwersją daje aktualną prognozę bez ręcznego zbierania danych z arkuszy.

Powiązane usługi i artykuły

Branże

CRM dopasowany do sposobu, w jaki sprzedajesz

Zobacz swój proces sprzedaży w systemie — na żywo

45 minut rozmowy, bez prezentacji sprzedażowej. Pokazujemy działający lejek zbudowany na Twoim procesie i mówimy wprost, czy wdrożenie ma u Ciebie sens.