Fotowoltaika, pompy ciepła i instalacje

CRM dla firm instalacyjnych: fotowoltaika, pompy ciepła, HVAC

Branża instalacyjna żyje z szybkości reakcji. Lead, który czeka dobę, jest już u konkurencji, a ten, który przeszedł audyt bez follow-upu, to wyrzucony koszt pozyskania. Do tego dochodzi logistyka: ekipy, terminy, dokumentacja, dotacje i serwis po latach.

< 15 min
czas pierwszej reakcji
0
leady bez kontaktu
100%
oferty z follow-upem
Kontekst

Jak wygląda sprzedaż w tej branży

Rynek fotowoltaiki i pomp ciepła w Polsce przeszedł od boomu napędzanego dotacjami do bardziej dojrzałej, konkurencyjnej fazy — klient porównuje 3-5 ofert, zanim podejmie decyzję, a czas reakcji handlowca liczy się w minutach, nie dniach. Firmy pozyskują leady z reklam w social mediach, porównywarek, targów i poleceń, często równolegle przez kilku handlowców i podwykonawców montażowych.

Proces sprzedaży jest dwuetapowy: najpierw wstępna wycena „z głowy” lub z formularza, potem audyt techniczny na miejscu (dach, licznik, instalacja elektryczna, warunki przyłącza), który dopiero pozwala złożyć wiążącą ofertę. Do tego dochodzi biurokracja — wnioski o dofinansowanie, ulgi termomodernizacyjne, zgłoszenia do zakładu energetycznego — które wydłużają cykl sprzedaży nawet do kilku miesięcy.

Po montażu relacja z klientem się nie kończy: serwis, przeglądy gwarancyjne, rozszerzenia instalacji o magazyn energii czy stację ładowania to realne źródło przychodu i poleceń, jeśli firma pamięta o kontakcie po latach, a nie tylko w dniu podpisania umowy.

Co najczęściej boli w tej branży

  • Leady z kilku źródeł: formularz, telefon, reklama, polecenia — i nikt nie wie, który handlowiec je odebrał
  • Audyt techniczny i wycena rozjeżdżają się z tym, co obiecał handlowiec
  • Umowy, dotacje i dokumenty rozrzucone po dyskach i skrzynkach
  • Terminy montaży ustalane w arkuszu, który zna tylko jedna osoba
  • Zero kontaktu z klientem po montażu — a tam siedzi serwis i polecenia
  • Wnioski o dofinansowanie giną między handlowcem a działem administracji

Jak to układamy w CRM

Lead odebrany w kilka minut

Każde zgłoszenie wpada do systemu ze źródłem, dostaje właściciela według reguł i termin pierwszego kontaktu. Manager widzi na jednym ekranie, co czeka za długo.

Ścieżka: kontakt → audyt → wycena → umowa → montaż → odbiór

Etapy odzwierciedlają realną drogę zlecenia, a system pilnuje kompletu danych: zużycie, dach, moc, dofinansowanie, warunki przyłącza.

Wyceny i dokumenty z szablonu

Oferta i umowa generowane z danych sprawy. Zmiana cennika w jednym miejscu, koniec z wersjami plików u każdego handlowca.

Harmonogram ekip i serwis

Montaże na wspólnym kalendarzu, karta instalacji z historią, automatyczne przypomnienia o przeglądach po sezonie.

Dotacje pod kontrolą

Status wniosku, wymagane dokumenty i terminy urzędowe widoczne przy sprawie, a nie w prywatnym notatniku administracji.

Rachunek

Ile kosztuje zostawienie tego bez zmian

Szacunki dla firmy średniej wielkości w tej branży. Na konsultacji liczymy je na Twoich danych.

ProblemKoszt utrzymywania status quo
Lead bez kontaktu w pierwszej godzinieutrata nawet 60-70% szans na spotkanie, bo klient dzwoni dalej po liście
Rozbieżność audytu i wyceny wstępnejutrata zaufania i rezygnacja klienta na etapie podpisania umowy
Zagubiony wniosek o dotacjęutracone dofinansowanie klienta i ryzyko reklamacji lub sporu
Brak wspólnego kalendarza ekippodwójne rezerwacje montażu i przestoje ekipy kosztujące 1-2 dni roboczogodzin
Brak follow-upu po montażuutracone polecenia i przychody z serwisu, magazynów energii, rozbudowy instalacji

Wartości szacunkowe, oparte na obserwacjach z naszych projektów.

Lejek

od zapytania do odbioru instalacji

Z tego układu startujemy na warsztacie i dopasowujemy go do Twoich realiów — nazw etapów, osób odpowiedzialnych i dokumentów, które faktycznie krążą w firmie.

  1. Etap 1

    Nowe zapytanie

    Lead trafia do systemu ze źródłem i automatycznie przypisanym właścicielem; liczy się czas do pierwszego kontaktu.

  2. Etap 2

    Kwalifikacja telefoniczna

    Weryfikacja zużycia energii, typu dachu i lokalizacji — system pilnuje kompletu pól przed umówieniem audytu.

  3. Etap 3

    Audyt techniczny

    Wizyta na miejscu, notatki, zdjęcia dachu i licznika trafiają do karty sprawy jako załączniki.

  4. Etap 4

    Wycena i oferta

    Oferta generowana z szablonu na bazie danych audytu, z wariantami mocy i dofinansowania.

  5. Etap 5

    Umowa i dotacja

    Podpisanie umowy i uruchomienie wniosku o dofinansowanie, z terminami urzędowymi pod kontrolą.

  6. Etap 6

    Montaż

    Termin ekipy na wspólnym kalendarzu, zgłoszenie do zakładu energetycznego, protokół odbioru.

  7. Etap 7

    Serwis i polecenia

    Automatyczne przypomnienia o przeglądach i prośba o polecenie po udanym montażu.

Dane, które musi trzymać system

ObszarPola i dokumenty
Dane instalacjityp dachu, powierzchnia, orientacja, moc instalacji, roczne zużycie energii
Audyt technicznystan licznika, warunki przyłącza, zdjęcia, notatki technika, data audytu
Finansowanierodzaj dotacji, status wniosku, kwota dofinansowania, termin decyzji
Umowawariant oferty, cena, termin montażu, warunki gwarancji
Realizacjaprzypisana ekipa, data montażu, protokół odbioru, zgłoszenie do OSD
Serwisdata ostatniego przeglądu, zgłoszenia serwisowe, historia usterek

Automatyzacje, które wdrażamy najczęściej

  • ✓Przypisanie leada do handlowca według rejonu i obciążenia w kolejce
  • ✓Przypomnienie o pierwszym kontakcie, jeśli lead czeka dłużej niż 15 minut
  • ✓Generowanie oferty PDF z danych audytu jednym kliknięciem
  • ✓Automatyczne zadanie dla administracji po podpisaniu umowy: złożenie wniosku o dotację
  • ✓Przypomnienie o terminie urzędowym decyzji dotacyjnej
  • ✓Powiadomienie klienta SMS/e-mail o terminie montażu
  • ✓Zadanie serwisowe generowane automatycznie po 12 miesiącach od montażu
  • ✓Prośba o opinię i polecenie wysyłana tydzień po odbiorze instalacji

Typowe integracje

Formularze na stronie i landing page

leady trafiają do systemu automatycznie, bez przepisywania z maila.

Reklamy social media

zapytania z formularzy leadowych wpadają wprost do lejka z zachowanym źródłem.

Kalendarz zespołu

wspólny grafik audytów i montaży widoczny dla handlowców i ekip.

Fakturowanie

wystawianie faktur zaliczkowych i końcowych bez ręcznego przepisywania kwot.

Podpis elektroniczny

umowy i protokoły odbioru podpisywane zdalnie, bez drukowania.

SMS/e-mail bramka

automatyczne przypomnienia o terminach i statusach dla klienta.

Harmonogram wdrożenia w tej branży

  1. Tydzień 1

    Mapowanie procesu i danych

    Ustalamy realną ścieżkę od leada do serwisu, pola audytu i wzory ofert.

  2. Tydzień 2

    Konfiguracja lejka i szablonów

    Budujemy etapy, szablony ofert i umów, reguły przypisywania leadów.

  3. Tydzień 3

    Automatyzacje i integracje

    Podpinamy formularze, kalendarz, przypomnienia i generowanie dokumentów.

  4. Tydzień 4

    Szkolenie i start

    Szkolimy handlowców, techników i administrację, uruchamiamy system na żywych leadach.

Wdrożenie z tej branży

Pytania z tej branży

Tak, przechowujemy status wniosku, wymagane dokumenty i terminy urzędowe przy każdej sprawie, z przypomnieniami dla administracji.

System prowadzi harmonogram i status realizacji; rozliczenia finansowe ekip zwykle zostawiamy w istniejącym narzędziu księgowym, integrując wymianę danych.

Aplikacja mobilna pozwala zapisać dane audytu offline i zsynchronizować je po odzyskaniu zasięgu.

Tak, każdy produkt ma osobny szablon oferty i pola techniczne, przy zachowaniu wspólnego lejka sprzedaży.

Automatyczne przypisywanie i alerty o przeterminowanych kontaktach chronią przed utratą leadów, gdy zespół jest przeciążony.

Powiązane usługi i artykuły

Branże

CRM dopasowany do sposobu, w jaki sprzedajesz

Zobacz swój proces sprzedaży w systemie — na żywo

45 minut rozmowy, bez prezentacji sprzedażowej. Pokazujemy działający lejek zbudowany na Twoim procesie i mówimy wprost, czy wdrożenie ma u Ciebie sens.