Firma fotowoltaiczna, 14 osób
Trzy źródła leadów, zero rejestru i handlowcy dzwoniący do tych samych osób. Po wdrożeniu każdy lead ma właściciela i termin kontaktu.
reguły przydziału i alerty
kontrola SLA w widoku managera
generowanie z szablonu
Kontekst firmy
Punkt wyjścia
- Leady spływały z formularza, telefonu i kampanii reklamowych do trzech różnych miejsc.
- Nikt nie potrafił powiedzieć, ile zapytań zostało bez odpowiedzi w poprzednim miesiącu.
- Wyceny robione ręcznie w arkuszu, każdy handlowiec miał własną wersję cennika.
- Terminy montaży ustalane telefonicznie, kolizje wychodziły w dniu wyjazdu ekipy.
- Brak widoczności właściciela biznesu nad pipeline'em — decyzje na podstawie wrażeń handlowców.
Koszt utrzymywania status quo
- Przy 220 leadach miesięcznie i utracie ok. 15% z nich przez brak kontaktu firma traciła rocznie ponad 30 potencjalnych instalacji.
- Ręczne przygotowanie wyceny zajmowało średnio 90 minut na ofertę — przy 5 handlowcach to ok. 130 roboczogodzin miesięcznie tylko na dokumenty.
- Kolizje terminów montaży generowały koszty przestoju ekip szacowane na kilka tysięcy złotych miesięcznie w paliwie i nadgodzinach.
Zakres wdrożenia
- Audyt procesu i mapa ścieżki od zapytania do odbioru instalacji
- Jeden rejestr leadów z automatycznym przydzielaniem i SLA pierwszego kontaktu
- Lejek: kontakt → audyt → wycena → umowa → montaż → odbiór → serwis
- Generowanie oferty i umowy z szablonu na danych sprawy
- Wspólny kalendarz montaży i karta instalacji z historią
- Szkolenia w rolach i dwa tygodnie asysty po starcie
Czas realizacji: 6 tygodni
Cele wdrożenia
- ✓Skrócić czas pierwszej reakcji na lead poniżej 15 minut w godzinach pracy.
- ✓Doprowadzić liczbę leadów bez kontaktu handlowego do zera.
- ✓Skrócić czas przygotowania oferty o co najmniej 30%.
- ✓Wyeliminować kolizje w harmonogramie montaży.
Jak wyglądał projekt tydzień po tygodniu
- Tydzień 1
Audyt i mapa procesu
Warsztaty z handlowcami i ekipami montażowymi, spisanie realnej ścieżki leadu i punktów, w których dane się gubiły.
- Tydzień 2–3
Konfiguracja lejka i rejestru leadów
Zbudowanie jednego wejścia dla leadów ze wszystkich źródeł, reguł przydziału i alertów SLA.
- Tydzień 4
Szablony wycen i umów
Ujednolicenie cennika, podpięcie generatora ofert i umów pod dane sprawy, eliminacja wersji w arkuszach.
- Tydzień 5
Kalendarz montaży
Wspólny harmonogram ekip z kontrolą kolizji i kartą instalacji zawierającą historię serwisową.
- Tydzień 6
Szkolenia i start
Szkolenia w podziale na role, dwa tygodnie asysty wdrożeniowej i korekty na podstawie pierwszych dni pracy.
Co konkretnie zbudowaliśmy
Rejestr leadów z jednym wejściem
Formularz, telefon i kampanie trafiają do jednego rejestru z automatycznym przydziałem do handlowca.
Lejek sprzedażowy 7 etapów
Kontakt → audyt → wycena → umowa → montaż → odbiór → serwis, z obowiązkowymi polami na każdym etapie.
Generator ofert i umów
Dokumenty tworzone z szablonu na podstawie danych sprawy, bez kopiowania między plikami.
Kalendarz montaży z kontrolą kolizji
Wspólny harmonogram ekip widoczny dla całego zespołu, z ostrzeżeniem przy nakładających się terminach.
Alerty SLA pierwszego kontaktu
Automatyczne powiadomienia do handlowca i managera, gdy lead czeka dłużej niż 15 minut.
Karta instalacji z historią serwisową
Pełna historia klienta i urządzenia dostępna dla serwisu bez dzwonienia do handlowca.
Przed i po
| Metryka | Przed | Po |
|---|---|---|
| Czas pierwszej reakcji | kilka godzin | < 15 min |
| Leady bez kontaktu | ok. 15% | 0% |
| Czas wystawienia oferty | 90 min | 54 min |
| Kolizje terminów montaży | kilka miesięcznie | 0 |
Scenariusz modelowy — wartości pokazują skalę zmiany, nie dane konkretnego klienta.
„Wcześniej każdy handlowiec miał swój sposób pracy. Teraz widzę cały lejek na jednym ekranie i wiem, gdzie coś utknęło, zanim klient zdąży się zdenerwować.”
Wnioski z projektu
- 01Ujednolicenie cennika przed wdrożeniem systemu okazało się ważniejsze niż sam wybór narzędzia.
- 02Szkolenie w podziale na role (handlowiec, ekipa, biuro) przyspieszyło adopcję bardziej niż jedno wspólne szkolenie dla wszystkich.
- 03Czego byśmy nie powtórzyli: zbyt szybko włączyliśmy wszystkie automatyzacje naraz — część zespołu poczuła się przytłoczona i lepiej byłoby wdrażać je etapami.
To modelowy scenariusz wdrożenia zbudowany na podstawie naszych realizacji i danych branżowych. Nie zawiera nazw ani danych konkretnych klientów. Na konsultacji chętnie pokażemy działające środowisko na żywo.
Powiązane materiały
Zobacz swój proces sprzedaży w systemie — na żywo
45 minut rozmowy, bez prezentacji sprzedażowej. Pokazujemy działający lejek zbudowany na Twoim procesie i mówimy wprost, czy wdrożenie ma u Ciebie sens.