Hurtownia techniczna, 26 osób
Stali klienci składali te same zamówienia telefonicznie co miesiąc, a handlowcy ręcznie przepisywali je do systemu magazynowego. Po wdrożeniu powtarzalne zamówienia idą niemal same.
szablony i integracja z magazynem
z 12 do 5 minut
alert zamiast przypadkowego odkrycia
Kontekst firmy
Punkt wyjścia
- Stali klienci składali te same zamówienia telefonicznie lub mailowo co 2-4 tygodnie.
- Handlowcy ręcznie przepisywali zamówienia z maila do systemu magazynowego.
- Brak sygnału, gdy stały klient nagle przestawał zamawiać lub ograniczał wolumen.
- Cennik i rabaty negocjowane indywidualnie, trudne do odtworzenia przy kolejnym zamówieniu.
- System magazynowy nie miał widoku historii relacji z klientem, tylko dokumenty sprzedażowe.
Koszt utrzymywania status quo
- Ręczne przepisywanie ok. 270 cyklicznych zamówień miesięcznie do systemu magazynowego zajmowało zespołowi obsługi szacunkowo 100 roboczogodzin miesięcznie.
- Brak alertów o spadku regularnych zakupów klienta powodował, że utratę części odbiorców zauważano dopiero po 2-3 miesiącach, gdy odzyskanie klienta było już trudniejsze.
- Błędy przy ręcznym przepisywaniu ilości i indeksów towarowych generowały zwroty i korekty szacowane na kilkanaście tysięcy złotych miesięcznie.
Zakres wdrożenia
- Integracja CRM z systemem magazynowym w zakresie zamówień i stanów
- Szablony zamówień cyklicznych z możliwością szybkiej edycji ilości
- Karta klienta z historią zamówień, cennikiem indywidualnym i rabatami
- Alerty o spadku wolumenu zakupów poniżej ustalonego progu
- Automatyczne przypomnienia o terminie kolejnego zamówienia cyklicznego
- Raport sprzedaży per klient i per handlowiec
Czas realizacji: 7 tygodni
Cele wdrożenia
- ✓Zautomatyzować minimum 70% zamówień cyklicznych.
- ✓Skrócić czas obsługi jednego zamówienia stałego klienta o połowę.
- ✓Wprowadzić alert o spadku zakupów klienta poniżej ustalonego progu.
- ✓Zredukować błędy w zamówieniach wynikające z ręcznego przepisywania.
Jak wyglądał projekt tydzień po tygodniu
- Tydzień 1–2
Audyt zamówień cyklicznych
Analiza wzorców zakupowych stałych klientów, identyfikacja zamówień nadających się do automatyzacji.
- Tydzień 3–4
Integracja z systemem magazynowym
Połączenie CRM z systemem magazynowym w zakresie stanów, cenników i dokumentów sprzedaży.
- Tydzień 5
Szablony zamówień cyklicznych
Zbudowanie szablonów pozwalających handlowcowi zatwierdzić powtarzalne zamówienie kilkoma kliknięciami.
- Tydzień 6
Alerty spadku zakupów
Konfiguracja reguł wykrywających spadek wolumenu zamówień klienta poniżej historycznej średniej.
- Tydzień 7
Raporty i start
Uruchomienie raportu sprzedaży per klient i handlowiec, szkolenie zespołu obsługi klienta.
Co konkretnie zbudowaliśmy
Integracja CRM z systemem magazynowym
Zamówienia, stany magazynowe i dokumenty sprzedaży wymieniane automatycznie między systemami, bez przepisywania.
Szablony zamówień cyklicznych
Stały klient ma gotowy szablon ostatniego zamówienia — handlowiec koryguje tylko ilości i zatwierdza.
Karta klienta z cennikiem indywidualnym
Negocjowane rabaty i ceny widoczne przy każdym zamówieniu, bez szukania w mailach z historii.
Alert spadku wolumenu zakupów
System sygnalizuje handlowcowi, gdy stały klient zamawia wyraźnie mniej niż zwykle.
Przypomnienia o terminie kolejnego zamówienia
Automatyczne zadanie dla handlowca, gdy zbliża się typowy termin zamówienia cyklicznego klienta.
Raport sprzedaży per klient i handlowiec
Zestawienie wolumenu i wartości sprzedaży jako podstawa rozmów o rabatach i planowaniu zakupów.
Przed i po
| Metryka | Przed | Po |
|---|---|---|
| Zamówienia cykliczne zautomatyzowane | 0% | 72% |
| Czas obsługi zamówienia stałego klienta | ~12 min | ~5 min |
| Wykrywanie spadku zakupów klienta | po 2-3 miesiącach | na bieżąco |
| Błędy w zamówieniach | kilkanaście miesięcznie | pojedyncze |
Scenariusz modelowy — wartości pokazują skalę zmiany, nie dane konkretnego klienta.
„Handlowcy w końcu obsługują stałych klientów, a nie przepisują te same liczby co miesiąc. To realnie odciążyło zespół w szczycie sezonu.”
Wnioski z projektu
- 01Szablony zamówień cyklicznych przyjęły się szybciej, gdy handlowcy sami wskazali, którzy klienci najbardziej się do tego nadają.
- 02Integracja z systemem magazynowym wymagała więcej czasu na testy stanów magazynowych niż pierwotnie zakładano, ale wyeliminowała rozjazdy danych.
- 03Czego byśmy nie powtórzyli: alerty o spadku zakupów ustawiliśmy początkowo zbyt czule, co zalało handlowców fałszywymi powiadomieniami — próg trzeba było skorygować po dwóch tygodniach.
To modelowy scenariusz wdrożenia zbudowany na podstawie naszych realizacji i danych branżowych. Nie zawiera nazw ani danych konkretnych klientów. Na konsultacji chętnie pokażemy działające środowisko na żywo.
Powiązane materiały
Zobacz swój proces sprzedaży w systemie — na żywo
45 minut rozmowy, bez prezentacji sprzedażowej. Pokazujemy działający lejek zbudowany na Twoim procesie i mówimy wprost, czy wdrożenie ma u Ciebie sens.