Kancelaria prawna, 9 osób
Terminy procesowe pilnowane w kalendarzach osobistych, a nowe sprawy trafiały do skrzynki wspólnika. Po wdrożeniu żaden termin nie umyka, a obciążenie zespołu jest widoczne na jednym ekranie.
alarmy wielopoziomowe
sprawy nie czekają na wspólnika
rejestr czasu przy sprawie
Kontekst firmy
Punkt wyjścia
- Terminy procesowe pilnowane w prywatnych kalendarzach prawników, bez kopii zapasowej.
- Nowe zapytania trafiały wyłącznie do skrzynki mailowej wspólnika zarządzającego.
- Czas pracy nad sprawą rozliczany z pamięci pod koniec miesiąca.
- Brak widoku, ile spraw aktywnie prowadzi każdy prawnik.
- Dokumentacja sprawy rozproszona między teczkami papierowymi a plikami na dysku.
Koszt utrzymywania status quo
- Pilnowanie terminów procesowych w prywatnych kalendarzach niosło realne ryzyko przeoczenia terminu — nawet jeden taki błąd rocznie generuje koszt liczony w dziesiątkach tysięcy złotych i utratę zaufania klienta.
- Nowe zapytania trafiające wyłącznie do skrzynki wspólnika powodowały opóźnienia pierwszego kontaktu sięgające kilku dni, co przy 25 sprawach miesięcznie oznaczało utratę części klientów na rzecz kancelarii z szybszą odpowiedzią.
- Rozliczanie czasu pracy z pamięci pod koniec miesiąca zaniżało fakturowane godziny szacunkowo o 10-15%, co przy stawkach godzinowych zespołu prawników dawało realną utratę przychodu.
Zakres wdrożenia
- Rejestr spraw z przypisanym prawnikiem, klientem i statusem
- Kalendarz terminów procesowych z automatycznymi przypomnieniami i alarmami
- Ścieżka nowego zapytania: kontakt → wstępna ocena → umowa → prowadzenie → zamknięcie
- Rejestr czasu pracy powiązany bezpośrednio ze sprawą i klientem
- Raport obciążenia zespołu liczbą aktywnych spraw
- Repozytorium dokumentów sprawy w jednej karcie klienta
Czas realizacji: 5 tygodni
Cele wdrożenia
- ✓Wyeliminować ryzyko przeoczenia terminu procesowego do zera.
- ✓Skrócić czas pierwszego kontaktu z nowym klientem do 24 godzin.
- ✓Zwiększyć dokładność rozliczeń godzinowych o co najmniej 10%.
- ✓Uzyskać bieżący widok obciążenia każdego prawnika sprawami.
Jak wyglądał projekt tydzień po tygodniu
- Tydzień 1
Audyt spraw i terminów
Przegląd sposobu prowadzenia spraw, identyfikacja miejsc ryzyka przy pilnowaniu terminów procesowych.
- Tydzień 2
Rejestr spraw i klientów
Zbudowanie jednego rejestru spraw z przypisaniem prawnika, statusem i typem sprawy.
- Tydzień 3
Kalendarz terminów procesowych
Wdrożenie kalendarza z automatycznymi przypomnieniami wielopoziomowymi (14, 7, 3 dni przed terminem).
- Tydzień 4
Rejestr czasu pracy i rozliczenia
Podpięcie rejestru godzin pod kartę sprawy, przygotowanie danych do fakturowania.
- Tydzień 5
Raporty obciążenia i start
Uruchomienie raportu liczby aktywnych spraw na prawnika, szkolenie zespołu i przekazanie systemu.
Co konkretnie zbudowaliśmy
Rejestr spraw z pełnym statusem
Każda sprawa ma przypisanego prawnika, klienta, typ postępowania i aktualny status widoczny dla całego zespołu.
Kalendarz terminów procesowych z alarmami
Automatyczne przypomnienia wielopoziomowe eliminujące ryzyko przeoczenia terminu.
Ścieżka nowego zapytania
Kontakt → wstępna ocena → umowa → prowadzenie → zamknięcie, z jasną odpowiedzialnością na każdym etapie.
Rejestr czasu pracy powiązany ze sprawą
Godziny pracy prawnika rejestrowane od razu przy sprawie, bez odtwarzania z pamięci pod koniec miesiąca.
Raport obciążenia zespołu
Widok liczby aktywnych spraw na prawnika, pomocny przy przydzielaniu nowych zleceń.
Karta klienta z repozytorium dokumentów
Wszystkie dokumenty sprawy w jednym miejscu, dostępne dla uprawnionych osób bez szukania w teczkach.
Przed i po
| Metryka | Przed | Po |
|---|---|---|
| Ryzyko przeoczenia terminu | wysokie | kontrolowane alarmami |
| Czas pierwszego kontaktu | kilka dni | < 24 h |
| Dokładność rozliczeń godzinowych | z pamięci | +12% |
| Widoczność obciążenia zespołu | brak | raport bieżący |
Scenariusz modelowy — wartości pokazują skalę zmiany, nie dane konkretnego klienta.
„Największą wartością nie jest wygoda, tylko spokój — wiem, że żaden termin nie zginie w prywatnym kalendarzu, który akurat ktoś zgubił.”
Wnioski z projektu
- 01Wielopoziomowe przypomnienia o terminach procesowych (14/7/3 dni) sprawdziły się lepiej niż pojedynczy alert dzień przed terminem.
- 02Rejestrowanie czasu pracy od razu przy sprawie, a nie na koniec dnia, znacząco poprawiło dokładność rozliczeń.
- 03Czego byśmy nie powtórzyli: próbowaliśmy od razu zdigitalizować całe archiwum starych spraw — lepiej było przenosić dokumentację stopniowo, w miarę pracy nad aktywnymi sprawami.
To modelowy scenariusz wdrożenia zbudowany na podstawie naszych realizacji i danych branżowych. Nie zawiera nazw ani danych konkretnych klientów. Na konsultacji chętnie pokażemy działające środowisko na żywo.
Powiązane materiały
Zobacz swój proces sprzedaży w systemie — na żywo
45 minut rozmowy, bez prezentacji sprzedażowej. Pokazujemy działający lejek zbudowany na Twoim procesie i mówimy wprost, czy wdrożenie ma u Ciebie sens.