Producent komponentów, 30 osób
Zapytania z rysunkami ginęły w skrzynkach, a wycena trwała tydzień. Po wdrożeniu wszystko biegnie jedną, mierzalną ścieżką.
równoległa praca handlowca i technologa
koniec wersji na dyskach
dane zamiast przeczuć
Kontekst firmy
Punkt wyjścia
- Zapytania trafiały bezpośrednio na prywatne skrzynki handlowców.
- Technolog dowiadywał się o wycenie z opóźnieniem, czasem po kilku dniach.
- Rabaty przyznawane uznaniowo, bez widocznego wpływu na marżę.
- Brak danych o przyczynach przegranych ofert.
- Dokumentacja techniczna (rysunki, specyfikacje) rozproszona między mailami a dyskiem sieciowym.
Koszt utrzymywania status quo
- Tydzień oczekiwania na wycenę przy 80 zapytaniach miesięcznie oznaczał realną utratę części klientów na rzecz szybszej konkurencji — szacunkowo 10-12 zapytań rocznie kończyło się rezygnacją z powodu czasu odpowiedzi.
- Rabaty przyznawane bez kontroli obniżały marżę na części zleceń nawet o 5-8 punktów procentowych bez wiedzy zarządu.
- Brak rejestru przyczyn przegranych ofert oznaczał, że firma powtarzała te same błędy cenowe kwartał po kwartale.
Zakres wdrożenia
- Wspólna skrzynka zapytań zasilająca CRM wraz z załącznikami
- Karta zapytania: specyfikacja, ilości, termin, dokumentacja techniczna
- Zadania dla technologa uruchamiane z etapu wyceny
- Warianty oferty, widełki rabatowe i akceptacja powyżej progu
- Obowiązkowa przyczyna przegranej i raport kwartalny
- Integracja z dyskiem firmowym dla rysunków technicznych
Czas realizacji: 8 tygodni
Cele wdrożenia
- ✓Skrócić czas przygotowania wyceny o co najmniej 30%.
- ✓Zgromadzić 100% ofert w jednym rejestrze z pełną dokumentacją techniczną.
- ✓Wprowadzić kontrolę rabatów powyżej ustalonego progu.
- ✓Uzyskać kwartalny raport przyczyn przegranych ofert.
Jak wyglądał projekt tydzień po tygodniu
- Tydzień 1–2
Audyt ścieżki zapytania
Mapowanie przepływu zapytania od maila do wyceny, identyfikacja miejsc utraty czasu i dokumentacji.
- Tydzień 3–4
Wspólna skrzynka i karta zapytania
Wdrożenie jednego punktu wejścia dla zapytań, zasilającego automatycznie kartę sprawy w CRM z załącznikami.
- Tydzień 5–6
Współpraca handlowiec–technolog
Zadania dla technologa uruchamiane automatycznie z etapu wyceny, wspólny widok statusu zlecenia.
- Tydzień 7
Kontrola rabatów i wariantów
Konfiguracja widełek rabatowych z wymaganą akceptacją przełożonego powyżej progu.
- Tydzień 8
Raportowanie i start
Uruchomienie obowiązkowego pola przyczyny przegranej oraz raportu kwartalnego, szkolenie zespołu.
Co konkretnie zbudowaliśmy
Wspólna skrzynka zapytań
Zapytania trafiają do jednego miejsca i automatycznie tworzą kartę sprawy z załącznikami technicznymi.
Karta zapytania ze specyfikacją
Ilości, terminy, rysunki i uwagi klienta widoczne w jednym miejscu dla handlowca i technologa.
Automatyczne zadania dla technologa
Zadanie wyceny technicznej powstaje automatycznie po przejściu sprawy do etapu wyceny.
Warianty ofert z kontrolą rabatów
Kilka wariantów cenowych w jednej ofercie, z wymaganą akceptacją przełożonego powyżej ustalonego progu rabatu.
Obowiązkowe pole przyczyny przegranej
Każda przegrana oferta wymaga wskazania przyczyny, co zasila raport kwartalny.
Raport kwartalny przegranych ofert
Zestawienie najczęstszych przyczyn utraty zleceń jako podstawa do zmian w ofercie i cenniku.
Przed i po
| Metryka | Przed | Po |
|---|---|---|
| Czas przygotowania wyceny | 5-7 dni | 3-4 dni |
| Oferty w jednym rejestrze | rozproszone | 100% |
| Rabaty bez kontroli | częste | wymagana akceptacja |
| Dostępność przyczyn przegranych | brak danych | pełny raport |
Scenariusz modelowy — wartości pokazują skalę zmiany, nie dane konkretnego klienta.
„Pierwszy raz widzimy, ile ofert przegrywamy przez cenę, a ile przez termin realizacji. Wcześniej to było zgadywanie.”
Wnioski z projektu
- 01Automatyczne zadania dla technologa skróciły czas oczekiwania bardziej niż jakiekolwiek przypomnienia mailowe.
- 02Wprowadzenie progu akceptacji rabatów wymagało jasnych zasad — bez nich handlowcy traktowali go jako biurokrację.
- 03Czego byśmy nie powtórzyli: raport przyczyn przegranych uruchomiliśmy dopiero pod koniec wdrożenia — powinien działać od pierwszego dnia, żeby dane zbierały się od razu.
To modelowy scenariusz wdrożenia zbudowany na podstawie naszych realizacji i danych branżowych. Nie zawiera nazw ani danych konkretnych klientów. Na konsultacji chętnie pokażemy działające środowisko na żywo.
Powiązane materiały
Zobacz swój proces sprzedaży w systemie — na żywo
45 minut rozmowy, bez prezentacji sprzedażowej. Pokazujemy działający lejek zbudowany na Twoim procesie i mówimy wprost, czy wdrożenie ma u Ciebie sens.